Implementar buenas prácticas en la gestión de viáticos no solo ayuda a optimizar el presupuesto, también permite que los equipos de administración y finanzas trabajen de manera más eficiente.
5 prácticas para mejorar el control de viáticos
1. Establece políticas de gastos claras
Define los conceptos permitidos, los límites de consumo, los gastos autorizados y los plazos para comprobar los recursos. Comunicar estas reglas antes de cada viaje ayuda a prevenir confusiones y gastos fuera de política.
2. Define un presupuesto para cada viaje
Antes de autorizar un viaje corporativo, establece un presupuesto de acuerdo con su duración, destino y objetivo. Esto permite planificar los recursos, anticipar necesidades y comparar los gastos reales con los montos asignados.
3. Estandariza la comprobación de gastos
Indica a los colaboradores qué documentos deben entregar, cómo registrar sus consumos y cuáles son las fechas límite. Un proceso uniforme facilita la revisión de facturas y reduce las comprobaciones incompletas.
4. Da seguimiento a los gastos en tiempo oportuno
No esperes hasta el cierre del mes para revisar las comprobaciones pendientes. Dar seguimiento durante el proceso permite detectar diferencias, solicitar documentos faltantes y atender inconsistencias antes de que se acumulen.
5. Utiliza herramientas digitales para optimizar la gestión
Administrar los viáticos mediante hojas de cálculo y correos electrónicos puede dificultar el seguimiento cuando aumenta el número de viajes. Una plataforma especializada ayuda a centralizar la información, organizar las comprobaciones y mejorar la visibilidad de los gastos.
¿Cómo ayuda la tecnología al control de viáticos?
La digitalización permite simplificar tareas que tradicionalmente consumen tiempo, como recopilar comprobantes, revisar gastos y dar seguimiento a los reportes de los colaboradores.
Además, contar con información organizada facilita la identificación de gastos pendientes, mejora la supervisión de los recursos y permite tomar decisiones con mayor claridad.
El objetivo no es únicamente registrar cuánto se gastó, sino tener un proceso que permita conocer cómo se utilizaron los recursos y si los gastos cumplen con las políticas de la empresa.
Optimiza el control de viáticos con SiGA
Un buen control de viáticos comienza con políticas claras, pero alcanza su mayor potencial cuando se combina con procesos eficientes y tecnología adecuada.
Con SiGA, tu empresa puede optimizar la gestión de viáticos y facilitar el seguimiento de las comprobaciones, de acuerdo con las funcionalidades de la solución contratada. Así, los equipos de administración y finanzas pueden reducir tareas operativas y dedicar más tiempo al análisis y control de los recursos.
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Lleva el control de tus viáticos al siguiente nivel ¿Tu equipo todavía dedica demasiado tiempo a revisar facturas, perseguir comprobantes y organizar reportes de gastos?
